*      Ce document est adressé aux informaticiens désirant interfacer leurs logiciels de gestion avec PCCOMPTA.

Il explique la procédure à mettre en oeuvre pour transférer des écritures comptables depuis un logiciel de gestion quelconque vers PCCOMPTA. Le principe de transfert consiste à placer ces écritures dans un fichier ( dans le répertoire racine du disque dur) qui sera reconnu et lu par PCCOMPTA.

STRUCTURE DU FICHIER DE LIAISON:

N°	NOM CHAMP	TYPE	TAILLE
01	CODE_LIB	Numérique	2	Valeur 1: le libellé de l'écriture sera remplacé au moment du transfert par l'intitulé du compte. Valeur 0: le libellé de l'écriture est laissé tel qu'il est.
02	NO_PIECE	Caractère	7	Numéro de pièce, sinon laisser à blanc
03	DATE	Date	8	Date de l'écriture. Elle doit être à l'intérieur de l'exercice.
04	NO_DOC	Caractère	12	N° Document: Facture, Chèque, etc. sinon laisser à blanc
05	LIBELLE	Caractère	40	Libellé de l'écriture. Laisser à blanc si le champ CODE_LIB égale à 1.
06	COMPTE	Caractère	8	Numéro de compte obligatoire
07	CODE_AUX	Caractère	14	Code de l'auxiliaire si le Compte est soumis à auxiliaires
08	CODE_POSTE	Caractère	8	Code poste, sinon laisser à blanc.
09	MONTANT	Numérique	14,2	Montant de l'écriture. exemple 1250000.50
10	DEBIT_CRDT	Caractère	1	Sens de l'écriture D pour Débit  C pour Crédit

 

CHAMPS FACULTATIFS

 

11	CTP_COMPTE	Caractère	8	Compte de contrepartie, sinon laisser à blanc.
12	CTP_AUXILR	Caractère	14	Auxiliaire de contrepartie si le compte de contrepartie est collectif, vous pouvez laisser à blanc.
13	VENTE_GROS	Caractère	1	Inutilisé. Laisser à blanc les autres cas
14	LIBELLE_CP	Caractère	30	Libellé du compte
15	CODE_NATUR	Caractères	14	Code Nature
16	CODE_UNITE	Caractères	14	Code Unité
17	LIB_POSTE	Caractères	30	Libellé du CODE_POSTE si il est précisé
18	LIB_NATURE	Caractères	30	Libellé du CODE_NATUR si il est précisé
19	LIB_UNITE	Caractères	30	Libellé du CODE_UNITE si il est précisé
20	LIB_AUX	Caractères	30	Libellé du CODE_AUX si il est précisé
21	RUE_AUX	Caractères	30	Adresse du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX
22	VILLE_AUX	Caractères	30	Adresse du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX
23	MATF_AUX	Caractères	20	Matricule fiscal du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX
24	ART_AUX	Caractères	20	Article imposition du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX
25	NO_RC_AUX	Caractères	20	N° Registre de commerce  du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX

 

 

 

Méthode de transfert.

 

*      UTILISATION D'UN FICHIER DBASE III

·       Créez le fichier DBASE III avec la structure ci-dessous (les champs doivent être précisés dans l'ordre). Les champs CTP_COMPTE, CTP_AUXILR, VENTE_GROS, LIBELLE_CP ne sont pas obligatoires.

·       Remplissez le fichier avec les écritures.

·       Copiez le fichier dans la racine du disque dur dans un fichier de liaison avec extension PCC.

·       Exemple:

USE COMPTA.DBF

***Remplir le fichier avec les écritures à transférer

Copy all to  C:\O0996.PCC SDF   && Copier le fichier DBASE dans le fichier de liaison ASCII

CLOSE DATABASE

Le fichier C:\O0996.PCC est copié sous format ASCII. C'est ce fichier qui est reconnu par PCCOMPTA.

 

*      UTILISATION D'UN FICHIER AUTRE QUE DBASE III.

·       Le fichier de liaison , exemple ci-dessous C:\O0996.PCC, doit être de type ASCII.

·       Chaque écriture est placée sur une ligne texte.

·       Les lignes textes sont séparées par un retour chariot,  soft puis hard, c'est-à-dire chr(13)+chr(10).

·       Le champ date doit être une chaîne sous forme aaaammjj  a pour année, m pour mois, j pour jour.

·       Les Champs de type Caractères doivent être complétés avec des blancs pour atteindre leurs largeurs.

·       Les champs numériques doivent être justifiés à droite.

·       Les champs CTP_COMPTE, CTP_AUXILR, VENTE_GROS, LIBELLE_CP ne sont pas obligatoires.

·       Remplissez le fichier avec les écritures.

 

Exemple d'une ligne d'écriture en ASCII:

Þ   les caractères * représentent des espaces.

Þ   Les champs CTP_COMPTE, CTP_AUXILR, VENTE_GROS, LIBELLE_CP, etc. ne sont pas représentés.

 

 

EXEMPLE: Les écritures comptable pour la facture N° 0012 pour le cilent SADI ALI

Date 12/06/2004 ; Code Client=000147 ; Montant Hors Taxe = 120 503.00 ; TVA 17%=20 485,51 ; TOTAL TTC :140 988.51   

 

C’est au comptable de vous expliquer ce tableau:

PIECE	DATE	REFERENCE	LIBELLE	COMPTE	AUXILIAIRE	DEBIT	CREDIT
0833	12/06/2004	FC N° 0012	Vente /SADI ALI	470000	000147	140 988.51
0833	12/06/2004	FC N° 0012	Vente /SADI ALI	5471000			20 485.51
0833	12/06/2004	FC N° 0012	Vente /SADI ALI	700000			120 503.00

 

Voici le texte correspondant aux écritures de la facture.

 

Le transfert se fait généralement par période qui correspond à plusieurs factures. Le fichier généré contient l’ensemble des lignes correspondants à l’ensemble des factures de la période.

 

 

·       Exécutez la commande “Fichier/Saisie des écritures”

·       Précisez le journal et le numéro de folio qui recevra les écritures.

·       Exécutez la commande “Fichier/Saisie des écritures/Annexes/Importer un folio externe”

Dans le menu affiché:

·       Précisez comme fichier de liaison le Fichier O0996.PCC

·       Exécutez la commande “Afficher”

PCCOMPTA procède à  la vérification des écritures: validité de la date, l'existence des comptes dans le plan comptable, etc. puis, il les affiche. La première colonne affichée contient, pour chaque écriture, la valeur 0 si celle-ci est correcte, sinon, le code de l'erreur avec un message, en bas, mentionnant la nature de l'erreur.

Pour les erreurs de type Compte ou Auxiliaire inexistant, vous pouvez créer le compte directement à partir de cet écran: Positionnez le curseur sur la colonne Compte puis, tapez sur la touche  “Entrée”. PCCOMPTA affiche la fenêtre de création de compte, et propose par défaut comme intitulé la valeur du champs LIBELLE_CP.

Pour les autres erreurs, comme par exemple Date non valable, vous devez corriger au niveau du logiciel source et refaire le transfert.

Pour que le fichier soit transférable, il faudrait que toutes ses écriture soient correctes. Un message en bas de l'écran vous affiche "Vous pouvez transférer ces écritures"

Pour transférer les écritures:

·       Tapez sur la touche “Echap” pour sortir de l'écran d'affichage.

·       Exécuter la commande Importer.

Les écritures du fichier de liaison seront placées dans le journal et le folio précisés.