INVESTISSEMENTS / INVENTAIRES PHYSIQUES SOUS EXCEL

• Voir Aussi :
  • A PROPOS DES CODES A BARRES
  • IMPRESSION DES CODES A BARRES
  • DLG_CODES_BARRES_XLS -  APPLICATION D'INVENTAIRES PHYSIQUE AVEC UN LECTEUR CODES A BARRES
  • GESTION DES INVESTISSEMENTS

     

Menu Impressions->Investissements; onglet Inventaire.xls

L'objectif de ce module est de fournir à PCCOMPTA un fichier Excel contenant les quantités physiques; les affectations, les observations, etc... concernant des investissements codés dans PCCOMPTA. Le fichier des investissements de PCCOMPTA sera actualisé des données fournies par le fichier Excel. 

Le bouton Générer un fichier .xls pour inventaire permet de générer un fichier d'inventaire vierge(  avec Quantité physique =0). Le fichier inventaire doit être rempli avec les quantités physiques
Le bouton Analyser/fusionner les fichiers peut de 1 à 3 fichiers inventaire.xls; les données seront analysées et comparées avec les données existantes dans le fichier investissements. Le résultat est un rapport sous Excel affichant les écarts entre le fichier investissements et le fichier d'inventaire. Si plus d'un fichier sont précisés; le rapport contient un consolidé des valeurs et les écarts entre les différents inventaires.
Le bouton Mettre à jour les fiches  met à jour le fichier investissements à partir des données d'un  fichier inventaire.

PCCOMPTA:  Lit , analyse et exploite des fichiers d'inventaires sous format Excel. Le fichier doit ressembler à ça.

LES TITRES DES COLONNES doivent être saisis  sur une même ligne ( entre 1 et 100) ;  et nommés comme ceux-ci:

• Colonnes obligatoires (quantités physiques pour gérer les écarts):
  • CODE: code de l'investissement (obligatoire)
  • LIBELLE: libellé de l'investissement (obligatoire)
  • QNTT_PHYSIQUE quantité physique  (obligatoire)
• Colonnes non obligatoires (affectation: pour gérer les emplacements)
  • AFF_CODE:code affectation 
  • AFF_LIBELLE:libellé affectation
• Colonnes non obligatoires (Ces informations  seront transférées dans dans la fiche d'investissement)
  • DATE: Date d'inventaire
  • OBSERVATION : Plusieurs colonnes observations peuvent êtres utilisées. (OBSERVATION1, OBSERVATION2, etc...)

L'onglet de la liste d'inventaire doit être nommé TAB_INV*. Les autres onglets  qui pourraient exister ne seront pas exploités.

PROCESSUS STANDARD D' INVENTAIRE PHYSIQUE

1-Bouton Générer un fichier .xls pour inventaire:  
    Génère un fichier avec Quantité physique à zéro.  Les cases à cocher permettent de choisir les colonnes à inclure dans la liste; elles permettent aussi de préciser si ces colonnes seront remplies ou non de données.

2-Saisie des quantités physiques: Les quantités physiques du  fichier d'inventaire doivent être saisies manuellement sous Excel ou ; générées par le lecteur-codes-barres. Vous pouvez préparer jusqu'à 3 fichiers d'inventaires comparables.

3-Bouton Analyser/Fusionner les fichiers :  vous pouvez présenter de 1 à 3 fichiers d'inventaires comparables . Le résultat est un fichier Excel de plusieurs onglets:

• Si 2 ou 3 fichiers sont  présentés; un Onglet affiche les 2 ou 3 listes côte à côte: Si la quantité physique n'est pas la même partout; la cellule est affichée en  rouge. Si 1 parmi 3 quantités n'est pas la même la cellule est affichée en orange. Si la quantité physique est  la même partout; elle ne sera pas coloré. Les mêmes couleurs sont utilisées pour les Affectations, Libellés; etc.
• Un onglet nommée TAB_INV présente la liste d' inventaire avec les écarts. Si l'écart est positif; la cellule sera  colorée en Orange. Si négatif; sa couleur sera rouge. 
  Si 2 ou 3 fichiers sont  présentés; la feuille sera une synthèse de ces fichiers. Les colonnes CODE et LIBELLE seront colorées selon la concordance des valeurs se trouvant dans les fichiers.
• Un onglet présente la liste des investissements non trouvés dans le fichier investissements.
• Un onglet présente la liste des investissements avec une affectations différentes de celles trouvées dans le fichier.
• Un onglet présente la liste des investissements avec un écart de quantité 0.
• Etc.

4-Bouton Mettre à jour le fichier investissements à partir d'un fichier Excel : Les quantités physiques; l'affectation, la date d'inventaire, l'observation seront lus et mémorisés dans le fichier Investissements. Si vous présentez 2 ou 3 fichiers. Le fichier Excel qui résulte de l'étape 3; peut être enregistré et utilisé dans cette étape.
Les cases à cocher vous permet de choisir les colonnes à partir des quelles le fichier Investissements sera mis à jour. La case à cocher Libellé vous permet de corriger les libellés des investissements à partir des libellés existants dans le fichier Excel.  Le fichier investissements contient 3 champs d'inventaires. Quantité physique; Date d'inventaire et  Observation. Si la colonne Date inventaire n'est pas précisé; c'est la date du fichier Excel qui sera prise. Si plusieurs Observations seront précisées; c'est la première qui alimenterait le champ Observation; les autres seront placées dans la table des événements.