DLG DEVELOPPEMENT LOGICIELS DE GESTION
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PCCOMPTA WIN
TRANSFERT AUTOMATIQUE DES ECRITURES COMPTABLES VERS PCCOMPTA
* Ce document est adressé aux informaticiens désirant interfacer leurs logiciels de gestion avec PCCOMPTA.
Il explique la procédure à mettre en oeuvre pour transférer des écritures comptables depuis un logiciel de gestion quelconque vers PCCOMPTA. Le principe de transfert consiste à placer ces écritures dans un fichier ( dans le répertoire racine du disque dur) qui sera reconnu et lu par PCCOMPTA.
STRUCTURE DU FICHIER DE LIAISON:
N° |
NOM CHAMP |
TYPE |
TAILLE |
|
01 |
CODE_LIB |
Numérique |
2 |
Valeur 1: le libellé de l'écriture sera remplacé au moment du transfert par l'intitulé du compte. Valeur 0: le libellé de l'écriture est laissé tel qu'il est. |
02 |
NO_PIECE |
Caractère |
7 |
Numéro de pièce, sinon laisser à blanc |
03 |
DATE |
Date |
8 |
Date de l'écriture. Elle doit être à l'intérieur de l'exercice. |
04 |
NO_DOC |
Caractère |
12 |
N° Document: Facture, Chèque, etc. sinon laisser à blanc |
05 |
LIBELLE |
Caractère |
40 |
Libellé de l'écriture. Laisser à blanc si le champ CODE_LIB égale à 1. |
06 |
COMPTE |
Caractère |
8 |
Numéro de compte obligatoire |
07 |
CODE_AUX |
Caractère |
14 |
Code de l'auxiliaire si le Compte est soumis à auxiliaires |
08 |
CODE_POSTE |
Caractère |
8 |
Code poste, sinon laisser à blanc. |
09 |
MONTANT |
Numérique |
14,2 |
Montant de l'écriture. exemple 1250000.50 |
10 |
DEBIT_CRDT |
Caractère |
1 |
Sens de l'écriture D pour Débit C pour Crédit |
CHAMPS FACULTATIFS
11 |
CTP_COMPTE |
Caractère |
8 |
Compte de contrepartie, sinon laisser à blanc. |
12 |
CTP_AUXILR |
Caractère |
14 |
Auxiliaire de contrepartie si le compte de contrepartie est collectif, vous pouvez laisser à blanc. |
13 |
VENTE_GROS |
Caractère |
1 |
Inutilisé. Laisser à blanc les autres cas |
14 |
LIBELLE_CP |
Caractère |
30 |
Libellé du compte |
15 |
CODE_NATUR |
Caractères |
14 |
Code Nature |
16 |
CODE_UNITE |
Caractères |
14 |
Code Unité |
17 |
LIB_POSTE |
Caractères |
30 |
Libellé du CODE_POSTE si il est précisé |
18 |
LIB_NATURE |
Caractères |
30 |
Libellé du CODE_NATUR si il est précisé |
19 |
LIB_UNITE |
Caractères |
30 |
Libellé du CODE_UNITE si il est précisé |
20 |
LIB_AUX |
Caractères |
30 |
Libellé du CODE_AUX si il est précisé |
21 |
RUE_AUX |
Caractères |
30 |
Adresse du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX |
22 |
VILLE_AUX |
Caractères |
30 |
Adresse du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX |
23 |
MATF_AUX |
Caractères |
20 |
Matricule fiscal du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX |
24 |
ART_AUX |
Caractères |
20 |
Article imposition du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX |
25 |
NO_RC_AUX |
Caractères |
20 |
N° Registre de commerce du client/fournisseur précisé dans CODE_AUX |
Méthode de transfert.
AU NIVEAU DU LOGICIEL SOURCE
* UTILISATION D'UN FICHIER DBASE III
· Créez le fichier DBASE III avec la structure ci-dessous (les champs doivent être précisés dans l'ordre). Les champs CTP_COMPTE, CTP_AUXILR, VENTE_GROS, LIBELLE_CP ne sont pas obligatoires.
· Remplissez le fichier avec les écritures.
· Copiez le fichier dans la racine du disque dur dans un fichier de liaison avec extension PCC.
· Exemple:
USE COMPTA.DBF
***Remplir le fichier avec les écritures à transférer
Copy all to C:\O0996.PCC SDF && Copier le fichier DBASE dans le fichier de liaison ASCII
CLOSE DATABASE
Le fichier C:\O0996.PCC est copié sous format ASCII. C'est ce fichier qui est reconnu par PCCOMPTA.
* UTILISATION D'UN FICHIER AUTRE QUE DBASE III.
· Le fichier de liaison , exemple ci-dessous C:\O0996.PCC, doit être de type ASCII.
· Chaque écriture est placée sur une ligne texte.
· Les lignes textes sont séparées par un retour chariot, soft puis hard, c'est-à-dire chr(13)+chr(10).
· Le champ date doit être une chaîne sous forme aaaammjj a pour année, m pour mois, j pour jour.
· Les Champs de type Caractères doivent être complétés avec des blancs pour atteindre leurs largeurs.
· Les champs numériques doivent être justifiés à droite.
· Les champs CTP_COMPTE, CTP_AUXILR, VENTE_GROS, LIBELLE_CP ne sont pas obligatoires.
· Remplissez le fichier avec les écritures.
Exemple d'une ligne d'écriture en ASCII:
Þ les caractères * représentent des espaces.
Þ Les champs CTP_COMPTE, CTP_AUXILR, VENTE_GROS, LIBELLE_CP, etc. ne sont pas représentés.
*10001***19960130FC*N°0012**Vente /SADI ALI*************************470000**000147*******************1250000.50D
EXEMPLE: Les écritures comptable pour la facture N° 0012 pour le cilent SADI ALI
Date 12/06/2004 ; Code Client=000147 ; Montant Hors Taxe = 120 503.00 ; TVA 17%=20 485,51 ; TOTAL TTC :140 988.51
C’est au comptable de vous expliquer ce tableau:
PIECE |
DATE |
REFERENCE |
LIBELLE |
COMPTE |
AUXILIAIRE |
DEBIT |
CREDIT |
0833 |
12/06/2004 |
FC N° 0012 |
Vente /SADI ALI |
470000 |
000147 |
140 988.51 |
|
0833 |
12/06/2004 |
FC N° 0012 |
Vente /SADI ALI |
5471000 |
|
|
20 485.51 |
0833 |
12/06/2004 |
FC N° 0012 |
Vente /SADI ALI |
700000 |
|
|
120 503.00 |
Voici le texte correspondant aux écritures de la facture.
*10833***20040612FC*N°0012**Vente /SADI ALI*************************470000**000147********************140988.51D
*10833***20040612FC*N°0012**Vente /SADI ALI*************************547000*****************************20485.51C
*10833***20040612FC*N°0012**Vente /SADI ALI*************************700000****************************120503.00C
Le transfert se fait généralement par période qui correspond à plusieurs factures. Le fichier généré contient l’ensemble des lignes correspondants à l’ensemble des factures de la période.
AU NIVEAU DU LOGICIEL PCCOMPTA.
· Exécutez la commande “Fichier/Saisie des écritures”
· Précisez le journal et le numéro de folio qui recevra les écritures.
· Exécutez la commande “Fichier/Saisie des écritures/Annexes/Importer un folio externe”
Dans le menu affiché:
· Précisez comme fichier de liaison le Fichier O0996.PCC
· Exécutez la commande “Afficher”
PCCOMPTA procède à la vérification des écritures: validité de la date, l'existence des comptes dans le plan comptable, etc. puis, il les affiche. La première colonne affichée contient, pour chaque écriture, la valeur 0 si celle-ci est correcte, sinon, le code de l'erreur avec un message, en bas, mentionnant la nature de l'erreur.
Pour les erreurs de type Compte ou Auxiliaire inexistant, vous pouvez créer le compte directement à partir de cet écran: Positionnez le curseur sur la colonne Compte puis, tapez sur la touche “Entrée”. PCCOMPTA affiche la fenêtre de création de compte, et propose par défaut comme intitulé la valeur du champs LIBELLE_CP.
Pour les autres erreurs, comme par exemple Date non valable, vous devez corriger au niveau du logiciel source et refaire le transfert.
Pour que le fichier soit transférable, il faudrait que toutes ses écriture soient correctes. Un message en bas de l'écran vous affiche "Vous pouvez transférer ces écritures"
Pour transférer les écritures:
· Tapez sur la touche “Echap” pour sortir de l'écran d'affichage.
· Exécuter la commande Importer.
Les écritures du fichier de liaison seront placées dans le journal et le folio précisés.