PCCOMPTA WIN

BIEN DEBUTER

 

TRAITEMENT D'UN EXEMPLE CONCRET

 

L'exemple concret, est un cas simplifié de traitement comptable, il vous guidera pas à pas à réaliser le cycle des traitements comptables: Introduction du plan comptable, sfaisie des écritures, analyse des comptes et clôture de l'exercice.

 

Nous avons supposé que vous êtes déjà initié à l’utilisation de Windows. Ainsi, vous maîtrisez le rôle des différentes touches du clavier: frappe, correction, suppression, etc. la souris, la mise en marche de l'imprimante; le formatage de disquettes; etc.

 

Avant d'approcher pour la première fois l'ordinateur, vous devriez soit suivre une journée d'initiation à l'informatique, soit être assisté par un de vos collègues. Même, si celui-ci n'a aucune notion sur la comptabilité, il vous aiderait à vous familiariser avec l'ordinateur, au fur et à mesure de traitement de l'exemple.

 

Il est vivement souhaitable, de suivre les traitements demandés dans l'ordre, sans intervertir ni sauter les étapes. En cas d'erreurs de saisie, efforcez-vous à les corriger.

 

La sauvegarde de données est un des traitements les plus importants à ne pas négliger, il est donc fondamental que vous en compreniez le principe et, que vous soyez habitués aux manipulations élémentaires qu'elles demandent. Dans cet exemple, vous devez avoir à votre disposition une disquette formatée et, effectuer les traitements demandés sur les sauvegardes.

 

L'exemple concret permet de comprendre les principes de base des traitements dans PCCOMPTA.

Après avoir traité cet exemple simplifié, vous seriez en mesure de découvrir toute la richesse fonctionnelle du logiciel. Avec PCCOMPTA, vous pouvez traiter une comptabilité classique Générale et Auxiliaire, comme il peut s'adapter à une organisation comptable sophistiquée: Contrôle budgétaire, consolidation et rapprochement inter-unités et comptabilité analytique dans ses différents aspects.

 

Dans ce qui suit, lorsque il est demandé d'exécuter la commande “<Dossiers/Nouveau>”:Commencez par le menu Dossiers. Dans ce menu, choisissez l'option "Nouveau".

Les données sont affichées dans des grilles, les commandes se trouvent dans des menus contextuels, que vous activez en actionnant le bouton droit de la souris. L’écran ci-dessus affiche la table des journaux, après avoir exécuter la commande <Fichier/Journaux>. Pour ajouter un journal: Affichez le menu en cliquant le bouton droit de la souris (en dessous de la ligne des titres), puis Sélectionnez l’option <Nouveau>

 

 


 

Il y' a un commencement à tout.

CREATION D’UN NOUVEAU DOSSIER

 

PCCOMPTA est un logiciel multi-dossiers, vous pouvez traiter à la fois plusieurs comptabilités d'un même exercice ou d'exercices différents, les dossiers sont indépendants. Chaque dossier a ses propres comptes, journaux, grand –livres, etc.

Avant de commencer à traiter une comptabilité, vous devez créer tout d'abord un dossier.

 

·       Exécutez la commande “Dossiers/Nouveau” , une fenêtre de renseignements s’affiche, Précisez ces renseignements:

 

Laissez les autres zones telle qu’ elles sont.

 

Lancez la création avec l'option Exécuter

 

·       Une fois le dossier créé, ouvrez-le avec la commande “Dossiers/Ouvrir”. En double-cliquant sur son nom.

·       Le nom du dossier ouvert  s'affiche en bas de l'écran.

 

INTRODUCTION DU PLAN COMPTABLE

 

LES JOURNAUX DE SAISIE

·       Exécutez la commande “<Fichier/Journaux>”. La grille  des journaux du dossier s'affiche.

·       Nous allons introduire nos journaux de travail:

·       Pour ajouter un élément à la grille:Sur la grille affiché, cliquez le bouton droit de la souris. Dans le menu affiché, choisissez l’option Nouveau

·       Saisissez la liste des journaux suivants:

 

CODE

INTITULE

Nature

AC

JOURNAL ACHATS

Achats

BQ

BANQUE

Trésorerie

IV

INVESTISSEMENTS

Divers

OD

OPERATIONS DIVERSES

Divers

ST

STOCKS

Stock

VT

VENTES

Ventes

 

 

TABLE DES COMPTES

 

Exécutez la commande “Fichier/Comptes” et, introduisez les comptes généraux suivants:

 

 

CODE

INTITULE

Lettrable

Soumis a auxiliaires

Préfixe

100000

FONDS SOCIAL

 

 

 

180000

RESULTAT EN INSTANCE D’AFFECT

 

 

 

245000

MOBILIER DE BUREAU

 

 

 

245100

EQUIPEMENT DE BUREAU

 

 

 

294500

AMORT MOBILIER BUREAU

 

 

 

294510

AMORT.EQUIP. DE BUREAU

 

 

 

300000

STOCK DE MARCHANDISES

 

Oui

S

310000

MATIERE ET FOURNITURES

 

Oui

 

380000

ACHATS DE MARCHANDISES

 

Oui

S

430000

AVANCES AUX FOURNISSEURS

Oui

Oui

F

470000

CLIENTS

Oui

Oui

C

471000

RETENUES DE GARANTIE

Oui

Oui

 

485000

COMPTES BANCAIRES

 

 

 

530000

FOURNISSEURS

Oui

Oui

F

570000

AVANCES CLIENTS

Oui

Oui

C

588000

AVANCES BANCAIRES

 

 

 

600000

MARCHANDISES CONSOMMEES

 

Oui

S

682000

DOTATIONS AUX AMORTISSEMENTS

 

 

 

700000

VENTES DE MARCHANDISES

 

 

 

880000

RESULTATS DE L'EXERCICE

 

 

 

 

·       Compte Soumis à auxiliaires: Les auxiliaires seront saisis dans la table des Auxiliaires. Les comptes 470000, 471000 et 570000 ne peuvent accepter que les auxiliaires qui commencent par la lettre (préfixe) C.

 

 

TABLE DES AUXILIAIRES

Exécutez la commande “Fichier/ auxiliaires” et introduisez les auxiliaires suivants:

 

AUXILIAIRE

INTITULE

C

CLIENTS

C001

SN METAL

C002

NAFTAL ALGER

C003

ERCC MEFTAH

F

FOURNISSEURS

F001

OLIVETTI

F002

IBM ALGER

S
STOCKS

S001

MICROS ORDINATEURS

S002

IMPRIMANTES

S003

DISQUETTES

 

·          Dans notre organisation des auxiliaires, les codes clients commencent par la lettre C, les fournisseurs par la lettre F et les stocks par la lettre S. Au lieu de la lettre C pour les codes clients, vous pouvez les précéder, à titre d’exemple, par 47.

·          Le code C-CLIENTS  ne recevra pas des écritures, mais permet d’indiquer que les codes commençant par C sont des clients.

 

IMPORTANT:

ACTUALISATION DE LA COPIE DE SECURITE: Exécutez la commande “Fichier/Actualiser la Copie de sécurité”.

 

 

 

 

LES ECRITURES D'OUVERTURE

 

·       Vous n'êtes pas obligé de saisir les écritures d'ouverture au début d'exercice. Généralement, on commence le nouvel exercice avant de terminer l'ancien.

·       Si l'exercice antérieur est traité avec PCCOMPTA, le report des à-nouveaux se fait de manière automatique.

 

SITUATION A LA VEILLE DE DEBUT D'EXERCICE (AU 31/12/2002)

 

·       Pour les comptes Clients et Fournisseurs, les opérations non soldées figureront telles qu'elles étaient à leurs dates effectives.

·       Les N°pièces (N° d'imputation) se réfèrent aux exercices concernés.

·       Jusqu'à présent, le compte 487000-Caisse ne figure pas dans le plan comptable, vous le créerez en cours de saisie.

 

Voici l'état des comptes clients après l'épuration des opérations soldées:

 

Compte Client: C002  NAFTAL  ALGER      au 31/12/2002

Date

Compte

N°Document

Libellé

Débit

Crédit

Journal

Pièce

05/04/01

470000

FC 1251/01

VENTE 1 MICRO 386

120.000,00

 

OD

0223

20/11/02

470000

FC 2310/02

VENTE 1 IMPRIMANTE

30.000,00

 

VT

0340

20/11/02

471000

FC 2310/02

RETENUE DE GARANTIE

10.000,00

 

VT

0340

                                   Solde au 31/12/02 :   160.000,00

 

Compte Client: C003  ERCC MEFTAH au 31/12/2002

Date

COMPTE

N°Document

Libellé

Débit

Crédit

Journal

Pièce

12/01/02

470000

FC 1040/02

VENTE 1 MICRO 386

140.000,00

 

VT

0030

12/01/02

471000

FC 1040/02

RETENUE DE GARANTIE

10.000,00

 

VT

0030

23/12/02

470000

FC 2420/02

VENTE 100 BOITES DSKT

20.000,00

 

VT

0100

                                  Solde au 31/12/2002 :   170.000,00

 

Exécutez la commande “Fichier/Saisie des écritures” et, introduisez les écritures de réouverture dans le journal des OD.

·       Tapez la touche “Entrée”, PCCOMPTA vous demande de préciser le code du journal. Tapez OD puis “Entrée”. Ensuite, validez le 1, proposé comme numéro de folio.

·       Les à-nouveaux seront enregistrés comme étant relatifs aux exercices précédents. Les dates des écritures doivent êtres antérieurs à la date de début d’exercice.

 

JOURNAL:OD –Opérations diverses    Folio N° :1

Pièce

Date

Compte

Aux.

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

 

31/12/02

100000

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

 

300.000,00

 

31/12/02

245000

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

37.000,00

 

 

31/12/02

245100

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

135.000,00

 

 

31/12/02

294500

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

 

6.000,00

 

31/12/02

294510

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

 

37.500,00

 

31/12/02

300000

S001

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

3.000.000,00

 

 

31/12/02

300000

S003

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

600.000,00

 

 

31/12/02

310000

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

230.000,00

 

0223

05/04/01

470000

C002

FC 1251/01

VENTE MICRO 386/40

120.000,00

 

0340

20/11/02

470000

C002

FC 2310/02

VENTE IMPRIMANTE EPSON

30.000,00

 

0340

20/11/02

471000

C002

FC 2310/02

RETENUE DE GARANTIE

10.000,00

 

0030

12/01/02

470000

C003

FC 1040/02

VENTE 1 MICRO 386

140.000,00

 

0030

12/01/02

471000

C003

FC 1040/02

RETENUE DE GARANTIE

10.000,00

 

0100

23/12/02

470000

C003

FC 2420/02

VENTE 100 BOITES DSKT

20.000,00

 

 

31/12/02

485000

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

200.000,00

 

 

31/12/02

487000

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

10.000,00

 

0230

10/11/02

530000

F002

FF 1254/02

ACHAT 2 MICRO 386/40

 

170.000,00

0244

18/12/02

530000

F002

FF 1345/02

ACHAT 10 IMPRIMANTES

 

35.000,00

 

31/12/02

880000

 

 

REOUVERTURE AU 31/12/02

 

3.993.500,00

 

 

IMPORTANT:

ACTUALISATION DE LA COPIE DE SECURITE: Exécutez la commande “Fichier/Actualiser Copie de sécurité”. Vous pouvez lancer cette même commande, à partir du module de saisie, en cliquant sur le bouton   .

 

 

ACHATS DE MARCHANDISES: JANVIER 2003

 

·       Dans chaque champ de saisie, PCCOMPTA vous offre des possibilités améliorant l'ergonomie du travail. Par exemple, au moment de saisie du compte général: La touche <Page Suivante> (touche fléchée bas rayée) affiche la liste des comptes, la touche <Page Précédente> active le module consultation/d'analyse des comptes. De même pour les comptes auxiliaires.

·       Pour maintenir des comptes fournisseurs facilement analysables, il est souhaitable de saisir les numéros de factures dans la colonne "N°Document", au lieu de les intégrer dans le libellé.

 

Exécutez la commande “Fichier/Saisie des écritures” et, saisissez ces imputations comptables sur le journal des ACHATS:

JOURNAL AC-ACHATS  Folio N° :1

N° Pièce

Date

Compte

Auxilaire.

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0001

02/01/03

380000

S001

FF 1252

ACHAT 3 MICROS 386

265.000,00

 

0001

02/01/03

457000

 

FF 1252

ACHAT 3 MICROS 386

55.650,00

 

0001

02/01/03

530000

F002

FF 1252

ACHAT 3 MICROS 386

 

320.650,00

 

 

 

 

 

 

 

 

0002

11/01/03

380000

S002

FF 3002

ACHAT 1 IMPRIMANTE

425.000,00

 

0002

11/01/03

457000

 

FF 3002

ACHAT 1 IMPRIMANTE

89.250,00

 

0002

11/01/03

530000

F001

FF 3002

ACHAT 1 IMPRIMANTE

 

514.250,00

 

 

 

 

 

 

 

 

0003

13/01/03

380000

S003

FF 1258

ACHAT 1000 DSKT

11.700,00

 

0003

13/01/03

457000

 

FF 1258

ACHAT 1000 DSKT

2.457,00

 

0003

13/01/03

530000

F001

FF 1258

ACHAT 1000 DSKT

 

4.157,00

 

 

 

 

VENTE DE MARCHANDISES: JANVIER 2003

 

Exécutez la commande  Fichier/Saisie des écritures” et, saisissez ces imputations comptables sur le journal des VENTES :

 

JOURNAL VT-VENTES  Folio N° :1

N° Pièce

Date

Compte

Aux.

N° Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0001

05/01/03

470000

C001

FC 0001

VENTE 1 MICRO 386/1 IMPRIMANTE

234.328.60

 

0001

05/01/03

547100

 

FC 0001

VENTE 1 MICRO 386/1 IMPRIMANTE

 

49.209,00

0001

05/01/03

700000

 

FC 0001

VENTE 1 MICRO 386/1 IMPRIMANTE

 

185.119,60

 

 

 

 

 

 

 

 

0002

06/01/03

470000

C001

FC 0002

VENTE 500 DISQUETTES

10.000,00

 

0002

06/01/03

547100

 

FC 0002

VENTE 500 DISQUETTES

 

2.100,00

0002

06/01/03

700000

 

FC 0002

VENTE 500 DISQUETTES

 

7.900,00

 

 

 

 

 

 

 

 

0003

20/01/03

470000

C002

FC 0003

VENTE 1 MICRO 386

100.000.00

 

0003

20/01/03

547100

 

FC 0003

VENTE 1 MICRO 386

 

21.000,00

0003

20/01/03

700000

 

FC 0003

VENTE 1 MICRO 386

 

79.000,00

 

IMPORTANT: ACTUALISATION DE LA COPIE DE SECURITE: cliquez sur le bouton   .

 

 

 

 

Sauvegarde sur disquette: Effectuez une sauvegarde de votre travail sur une disquette vierge Pour cela, Exécutez la commande “Dossier/Sauvegarder le dossier sur disquette(s)

 

 

 

 

JOURNAL DE BANQUE: JANVIER 2003

 

 

Toutes les écritures ont comme partie le compte 485000, nous allons indiquer à PCCOMPTA de nous générer la contre partie automatiquement.

 

Préciser comme entête JOURNAL:BQ-BANQUE   Folio N°:1

 

Exécuter la commande <Options/Journal->Options saisie journal> ; sur la fenêtre affiché précisez 485000 comme Compte de contre partie, Cocher les cases  Générer la contre partie automatiquement  et Insérer des lignes de séparation automatiquement.

A chaque saisie des écritures suivantes, la contre partie sera générée automatiquement.

Pièce

Date

Compte

Aux.

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0001

05/01/03

470000

C002

FC 1251/01

REGL.F/CHQ BDL/ALGER 093

 

120.000,00

0002

06/01/03

530000

F002

CHQ 105

REGL. FF 1254/02

170.000,00

 

0003

20/01/03

530000

F001

CHQ 106

REGL FF 3002

514.250,00

 

0004

25/01/03

470000

C003

FC 1040/02

REGL PAR CHQ/BNA 545

 

140.000,00

Au niveau de payement  de vos fournisseurs, le fait de préciser le N° de chèque dans la Zone N°Document  faciliterait le suivi de votre chéquier.

 

 

JOURNAL DE BANQUE: DECEMBRE 2003

 

JOURNAL BQ-BANQUE Folio N°:12

N° Pièce

Date

Compte

Aux.

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0005

02/12/03

471000

C003

FC 1040/02

REGL/CHQ 324 RET. GARANTIE

 

10.000,00

0006

07/12/03

470000

C001

FC 0001

REGL PAR CHQ 124

 

234.328,60

0007

12/12/03

470000

C002

FC 0003

REGL PAR CHQ 325

 

100.000,00

0008

17/12/03

471000

C002

FC 2310/02

REGL PAR CHQ 160

 

10.000,00

0009

18/12/03

470000

C003

FC 2420/02

REGL PAR CHQ/BNA 545

 

20.000,00

0010

20/12/03

430000

F002

CH 105

AVANCE POUR IBM ALGER

50.000,00

 

0011

25/12/03

570000

C001

CH 524

AVANCE CLIENT SN METAL

 

45.000,00

 

IMPORTANT: ACTUALISATION DE LA COPIE DE SECURITE: cliquez sur le bouton   .

 

 

 

Sauvegarde sur disquette:

1.     Insérez une disquette vierge dans le lecteur A

2.     Effectuez une sauvegarde de votre travail sur la disquette: Exécutez la commande <Dossiers/Sauvegarder le dossier sur disquette(s)>

3.     Retirez la disquette et, mentionnez sur son étiquette "PCCOMPTA EXEMPLE.03"

 

 

 

SIMULATION D'UNE PERTE TOTALE DES DONNEES

 

 

Dans la pratique, plusieurs évenements peuvent vous perdre, d'un seul coups, toutes ou une partie des données du disque dur: Une panne technique, virus, erreurs de manipulation, etc.

Nous allons comettre une erreur volontaire: Supprimer tout le dossier.

·       Exécutez la commande “Dossiers/Ouvrir

·       La liste des dossiers s'affiche. Sélectionnez le dossier EXEMPLE.03 et, avec le bouton droit de la souris supprimez-le en actionnant l’option  Supprimer dossier[EXEMPLE.03]

Votre dossier est complètement éliminé du disque dur mais, heureusement, nous l'avons enregistré sur disquette.

 

Restauration depuis disquette:

·       Insérez la disquette de sauvegarde dans le lecteur A.

·       Exécutez la commande “Dossier/Restaurer un dossier depuis disquette(s)”, pour restaurer le dossier.

Votre dossier est maintenant sur disque dur, nous allons continuer à travailler normalement.

 

 

CONSULTATION ET IMPRESSION DES ETATS

 

Une des finalités d'un système informatique étant d'offrir à ses utilisateurs souplesse et rapidité d'accès aux données. Vous pouvez, avec PCCOMPTA, accéder à tout moment à l'ensemble de vos états comptables à jours des dernières écritures enregistrées ( comptabilité en "temps réel").

Vous pouvez à tout moment Imprimer/consulter les journaux, les balances, les grand- livres, bilans, TCR, etc.

N'hésitez pas à utiliser ces possibilités. Ce sont des outils de gestion irremplaçables, vous permettant d'obtenir "à chaud" toutes les informations comptables dont vous avez besoin.

 

 

FICHIER DES INVESTISSEMENTS

 

Au 31/12/2002 nous avons 4 Investissements que vous allez saisir au niveau “Fichier/Investissements”.

Ø       Chacun des investissements peut être affecté à une structure, créez au passage le code affectation 001-ENTREPRISE.

Ø       Compte d’amortissement  294500 pour le compte 245000 et 294510 pour le compte 245100.

Ø       Compte dotation au amortissements : 682000 ;

 

CODE

Désignation

Date

Acquisit.

DUREE

DE VIE

COMPTE

Valeur

Actif

Amortiss.au

31.12.2002

Date Début

Amort..

Durée de

Vie restante

2001-001

BUREAU DIRECTEUR

01/01/01

10 ans

245000

25.000,00

5.000,00

01/01/2003

8 ans

2002-001

BUREAU INFORMATIQUE

07/03/02

10 ans

245000

12.000,00

1.000,00

01/01/2003

9 ans 2 mois

2002-002

MICRO ORDINATEUR

07/03/02

3 ans

245100

100.000,00

27.777,78

01/01/2003

2 ans 2 mois

2002-003

IMPRIMANTE

07/03/02

3 ans

245100

35.000,00

9.722.22

01/01/2003

2 ans 2 mois

Problème des arrondis dans le calcul des amortissements:

Pour obtenir des situations correctes entre les cumuls des comptes d’amortissements et ceux enregistrés dans le fichier des investissements nous sommes obligés de mentionner dans les fiches:

·         Montant d’amortissements au début d’exercice

·         Date de début d’amortissement qui est la date de début d’exercice (01/01/2003)

·         Durée de vie restante au 01/01/2003

 

 

 

 

Acquisition des investissements:

CODE

Désignation

FOURNISSEUR

Date

Acquisit.

DUREE

DE VIE

COMPTE

Valeur

Actif  HT

TVA

2003-001

Micro PINTIUIM II

I.B.M.

06/03/2003

3 ans

245100

60.000,00

10.200,00

2003-002

BUREAU CERAMIQUE

IDEAL

12/03/2003

10 ans

245000

30.000,00

5.100,00

 

 

Saisissez les écritures des 2 acquisitions   <Fichier/Saisie des écritures>

Créez au passage le fournisseur F003-IDEAL

JOURNAL:IV-INVESTISSEMENT  Folio N°:3

N°Pièce

Date

Compte

Aux.

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0001

06/03/03

245100

 

FF 15545

ACHAT MICRO- PINTIUM II

60.000,00

 

001

06/03/03

457000

 

FF 15545

ACHAT MICRO- PINTIUM II

 

10.200,00

0001

06/03/03

530000

F001

FF 15545

ACHAT MICRO- PINTIUM II

 

70.200,00

 

 

 

 

 

 

 

 

0002

12/03/03

245000

 

FF 54878

ACHAT BUREAU – CERAMIQUE

30.000,00

 

0002

12/03/03

457000

 

FF 54878

ACHAT BUREAU – CERAMIQUE

 

5.100,00

0002

12/03/03

530000

F003

FF 54878

ACHAT BUREAU – CERAMIQUE

 

35.100,00

 

SORTIE D’INVESTISSEMENTS

Destruction d’investissement Code :2002-001-Bureau informatique

Affichez la table des investissements <Fichier/Investissements>.

Déplacez la souris sur l’investissement 2002-001, avec le bouton droit sélectionnez, dans le menu, l’option <Sortir l’investissement>

Sur la fiche renseignez la zone sortie:

Nature:Destruction

Date de sortie: 01/06/2003

PCCOMPTA vous affiche en bas sur l’onglet sortie:

Valeur Actif: 12.000,00

Amortissement: 1.500,00

Valeur résiduelle : 10.500,00

 

Sur l’onglet Tableau d’Amortissement il est affiché : Dotation Exercice 2003 = 500,00

 

 

Saisissez les écritures  <Fichier/Saisie des écritures>

JOURNAL:IV-INVESTISSEMENT  Folio N°:6

N°Pièce

Date

Compte

Aux.

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0003

01/06/03

682000

 

 

DOTATION AUX AMORT.

500,00

 

0003

01/06/03

294500

 

 

DOTATION AUX AMORT.

 

500,00

0003

01/06/03

692000

 

 

DESTRUCTION BUREAU MICRO

10.500,00

 

0003

01/06/03

294500

 

 

DESTRUCTION BUREAU MICRO

1.500,00

 

0003

01/06/03

245000

 

 

DESTRUCTION BUREAU MICRO

 

12.000,00

 

 

Génération automatique des dotations aux amortissements:

Pour générer automatiquement les écritures de dotations aux amortissements:

1-       Précisez comme entête JOURNAL OD-OPERATIONS DIVERSES  Folio N°:12.

2-       Exécuter la commande : <Outils/Générer les dotations aux amortissements>.

Après ces opérations les écritures de dotations seront générées.

 

 

DEMARRAGE DU NOUVEL EXERCICE 2004

 

·       Généralement, le nouvel exercice démarre bien avant de terminer l'ancien . Nous somme au  1er Janvier 2004, notre exercice 2003 n'est pas encore terminé. Nous allons commencer l'exercice 2004, tout en continuant à travailler parallèlement sur 2003.

·       Nous allons créer un nouveau dossier EXEMPLE.2004, avec le même plan comptable du dossier EXEMPLE.03. L'exercice 2003 non terminé, le report des à-nouveaux sera effectué plus tard.

 

 

 

·       Exécutez la commande “Dossiers/Nouveau” , une fenêtre de renseignements s’affiche, Précisez ces renseignements:

 

Laissez les autres zones telles qu’elles.

 

Lancez la création avec l'option Exécuter

 

·       Une fois le dossier créé, ouvrez-le avec la commande “Dossiers/Ouvrir”. En double-cliquant sur son nom.

 

JOURNAL DES ACHATS: JANVIER 2004

 

·       Saisissez les achats du  mois de Janvier 2004

 

JOURNAL AC-ACHATS  Folio N° :1

N° Pièce

Date

Compte

Aux.

N° Document

LIBELLE

Débit

Crédit

0001

02/01/04

380000

S003

FF 1032

ACHAT 1000 DISKT

20.000,00

 

0001

02/01/04

457000

 

FF 1032

ACHAT 1000 DISKT

4.200,00

 

0001

02/01/04

530000

F001

FF 1032

ACHAT 1000 DISKT

 

24.200,00

 

 

 

 

 

 

 

 

0002

11/01/04

380000

S002

FF 1235

ACHAT 2 IMPRIMANTES

64.000,00

 

0002

11/01/04

457000

 

FF 1235

ACHAT 2 IMPRIMANTES

13.440,00

 

0002

11/01/04

530000

F002

FF 1235

ACHAT 2 IMPRIMANTES

 

77.440,00

 

IMPORTANT: ACTUALISATION DE LA COPIE DE SECURITE: cliquez sur le bouton   .

 

 

ANALYSE DES COMPTES  DE L'EXERCICE 2003

 

·       Nous allons travailler sur le dossier EXEMPLE.03. Sélectionnez-le par “Dossiers/Ouvrir”.

·       Avec PCCOMPTA  vous pouvez éditer Bilans, comptes de résultats et autres états de synthèse à tout moment.

 

ANALYSE DES COMPTES CLIENTS ET FOURNISSEURS

 

·       L'analyse des comptes Clients et Fournisseurs consiste, à mettre en évidence les règlements des factures.

·       Pour analyser le compte Client: C002 - NAFTAL  ALGER     au 31/12/03

·       Exécutez la commande “Consultation/Ecritures”.

·       Sélectionnez l’auxiliaire C002

·       Précisez comme période: Tous . Déplacez la souris entre les deux dates , cliquez le boutons droit , sur le menu affiché sélectionnez Tous

Toutes les opérations, sans exception, du compte  C002 sont affichées:

 

ETAT DU COMPTE, AVANT  L'ANALYSE AUTOMATIQUE

 

Compte Client: C002  NAFTAL  ALGER      au 31/12/03

Lettrage

Date

N°Doc.

LIBELLE

CPTE

Débit

Crédit

Journal

Pièce

 

05/04/01

FC 1251/01

VENTE 1 MICRO 386

470000

120.000,00

 

OD

0223

 

20/11/02

FC 2310/02

VENTE 1 IMPRIMANTE

470000

30.000,00

 

OD

0340

 

05/01/03

FC 1251/02

REG/CHQ BDL/ALGER 0933357

470000

 

120.000,00

BQ

0001

 

20/01/03

FC 0003

VENTE 1 MICRO 386

470000

100.000,00

 

VT

0003

 

12/12/03

FC 0003

REG/CHQ BDL/ALGER 3254215

470000

 

100.000,00

BQ

0006

 

20/11/02

FC 2310/02

RETENUE DE GARANTIE

471000

10.000,00

 

OD

 

 

17/12/03

FC 2310/02

REGL. CHQ 32554212

471000

 

10.000,00

BQ

0008

                                             Solde au 31/12/03 :    30.000,00

 

Lancez le lettrage automatique des écritures

APRES  L'ANALYSE AUTOMATIQUE

 

Compte Client: 470000-C002  NAFTAL  ALGER      au 31/12/03

Lettrage

Date

N°Document

LIBELLE

COMPTE

Débit

Crédit

Journal

Pièce

AAAA

05/04/01

FC 1251/01

VENTE 1 MICRO 386

470000

120.000,00

 

OD

0223

 

20/11/02

FC 2310/02

VENTE 1 IMPRIMANTE

470000

30.000,00

 

OD

0340

AAAA

05/01/03

FC 1251/02

REGL.PAR CHQ BDL/ALGER 0933357

470000

 

120.000,00

BQ

0001

AAAB

20/01/03

FC 0003

VENTE 1 MICRO 386

470000

100.000,00

 

VT

0003

AAAB

12/12/03

FC 0003

REGL.PAR CHQ BDL/ALGER 3254215

470000

 

100.000,00

BQ

0006

AAAC

20/11/02

FC 2310/02

RETENUE DE GARANTIE

471000

10.000,00

 

OD

 

AAAC

17/12/03

FC 2310/02

REGL. CHQ 32554212

471000

 

10.000,00

BQ

0008

Solde au 31/12/03 :   30.000,00

·       PCCOMPTA a lettré, avec un même code lettrage, les écritures qui se soldent, il reste uniquement  la facture  N° 2310/02 qui n'est pas encore réglée.

·       Pour  les règlements de type: Plusieurs factures réglées avec un même chèque, ou plusieurs chèques qui règlent une seule facture; sont analysés de la même manière.

 

 

 

 

A REPORTER SUR L'EXERCICE 2004

 

Client: C002 - NAFTAL  ALGER

Lettrage

Date

N°Document

LIBELLE

Débit

Crédit

Journal

Pièce

 

20/11/01

FC 2310

VENTE 1 IMPRIMANTE

30.000,00

 

OD

0340

                        Solde Débiteur au 31/12/03 =   30.000,00

 

PROCEDEZ DE LA MEME MANIERE POUR ANALYSER LES COMPTES TIERS:

·          C001-CLIENT SN METAL

·          C003-CLIENT ERCC MEFTAH

·          F001-FOURNISSEUR OLIVETTI

·          F002-FOURNISSEUR IBM ALGER

 

ANALYSE DES COMPTES DE BANQUE

 

COMPTE: 485000- COMPTES BANCAIRES  AU 31/12/03

·       L'analyse du compte Banque (485000), consiste à comparer les opérations enregistrées au niveau de la comptabilité et celles figurant sur le relevé bancaire.

·       Pour analyser le compte Banque: 485000-BANQUE au 31/12/03

·       Exécutez la commande “Consulter/Ecritures/Par Compte

·       Sélectionnez le compte général:485000

·       Précisez comme période: Tous

 

 

 

PROCEDURE D'ANALYSE

·       Pour chaque opération figurant sur le relevé, cherchez l'écriture équivalente sur le compte. Si elle existe, cochez-la au crayon sur le relevé et, lettrer l'écriture équivalente sur écran en double cliquant sur la colonne Lettrage.

·       Après avoir analysé toutes les opérations du relevé, vous aurez, sur celui-ci, les opérations ne figurant pas dans votre comptabilité et, sur le compte, les écritures non lettrées n'ayant pas de trace sur le relevé.

·       Le module d'analyse de PCCOMPTA est doté de multiples fonctions facilitant la recherche: Tri des écritures sur plusieurs critères, recherche par montant, etc.

 

·       Nous pouvons éditer les écritures ne figurant pas sur le relevé: utilisez la commande “Imprimer”, disponible au niveau du module d'analyse.

 

 

REPORT DES A-NOUVEAUX DE L'EXERCICE 2003 SUR L'EXERCICE 2004

 

·       Activez le dossier EXEMPLE.2004, et placez-vous dans le module de saisie “Fichier/Saisie des écritures”.

·       Positionnez l'entête du folio sur : Journal:OD  , Folio N° 1

·       Exécutez la commande “Outils/Importer les à-Nouveaux”.

·       Le menu Importation des à-nouveaux s'affiche, positionnez les paramètres:

·       Dossier d'origine: C:\PCCOMPTA\EXEMPLE.03

·       Type d'importation: Cocher Détail des comptes Lettrables.

Après l'exécution de l'opération: Les soldes des comptes de Charges et Produits seront reportés dans le compte 88, les soldes finaux des autres comptes dans leurs comptes d'origine.

 

REPORT DU FICHIER DES INVESTISSEMENTS

·       Exécutez la commande “Outils/Importer les investissements”.

·       Le menu Importation des investissements s'affiche, positionnez les paramètres:

·       Dossier d'origine: C:\PCCOMPTA\EXEMPLE.03

·       Puis lancez l’opération d’importation.

 

 

Nous avons terminé l'exercice 2003. Effectuons la dernière sauvegarde:

·       Activez le dossier EXEMPLE.03

 

 

Sauvegarde sur disquette: Effectuez une sauvegarde de votre travail sur la disquette "PCCOMPTA EXEMPLE.03": Exécutez la commande “Dossier/Sauvegarde le dossier sur disquettes

 

 

 

FIN DE L'EXEMPLE CONCRET

L’exemple concret vous a permet de maîtriser le principe de fonctionnement de base, la richesse fonctionnelle de PCCOMPTA sera découverte au fur et à mesure que vous avanciez dans l’exploitation. La simplicité de PCCOMPTA réside dans le fait que toutes ses commandes et menus suivent une même logique de fonctionnement.

Ce que nous vous conseillons, au démarrage de votre exploitation, c’est d’effectuer régulièrement des sauvegardes sur disquettes pour protéger votre travail.

 

Félicitations.